Homeoffice: Was Sie bei der Einrichtung beachten sollten

Homeoffice: Was Sie bei der Einrichtung beachten sollten

Ein Arbeitszimmer wird immer häufiger direkt in der Bauplanung mit einkalkuliert, um später ausreichend Platz für Arbeit zur Verfügung zu haben. Der eigentliche Wohnraum bleibt davon unbehelligt. Aber wie genau muss ein Arbeitszimmer eingerichtet werden, um sowohl funktional als auch steuerlich absetzbar zu sein? Wir haben wichtige Eckpunkte dafür zusammengestellt.

Steuerliche Grundlagen

Aufwendungen für ein eigenes Büro im Haus sind in der Regel steuerlich absetzbar. Freiberufler und Selbstständige, die regulär von daheim aus arbeiten, können ihre Kosten unbegrenzt absetzen. Konkret wird vom „Tätigkeitsmittelpunkt“ des heimischen Arbeitszimmers ausgegangen.

Anders sieht es bei Personen aus, die fest angestellt sind oder überwiegend außer Haus arbeiten. Hier liegt der Tätigkeitsmittelpunkt nicht unbedingt im Homeoffice. Stellen der Arbeitgeber oder die Kunden eines Freelancers keinen Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie bis zur Grenze von 1.250 Euro entstandene Kosten als Werbungskosten absetzen.

Für das Arbeitszimmer gelten allerdings klare Regelungen:

  • eigener, abgeschlossener Raum, d.h. Durchgangszimmer können nicht abgesetzt werden
  • nahezu ausschließlich berufliche Nutzung (90 Prozent beruflich, max. 10 Prozent privat)
  • „außerhäusig“ ist das Arbeitszimmer bereits dann, wenn es unabhängig vom Wohnbereich ist, beispielsweise durch eine Nebeneingangstür oder wenn es auf einer anderen Etage liegt

Absetzbare Kosten beinhalten unter anderem: Anschaffung von Möbeln und benötigter Elektronik, Renovierungsarbeiten und anteilige laufende Kosten für beispielsweise Strom, Wasser, Telekommunikation oder Versicherungen. Bei „außerhäusigen“ Arbeitszimmern gilt das sogar unbegrenzt.

Soweit die steuerrechtliche Einschätzung, was ein Arbeitszimmer ausmachen sollte. Sitzt man allerdings darin und soll möglichst kreativ und produktiv arbeiten, werden noch andere Dinge wichtig.

Die Grundlagen für ein praktisches Arbeitszimmer

Ein geschlossener Raum, möglichst auch mit Tageslicht und circa 12 bis 14 Quadratmeter groß. Arbeitszimmer zählen in der Regel zu den kleineren Wohnräumen. Ihre Einrichtung wird deshalb oft rein funktional betrachtet: 

  • Schreibtisch entsprechend der Arbeitssicherheitsvorgaben seitens der Firma oder relativ frei ausgewählt bei Selbstständigen, im besten Falle auch als Stehtisch verwendbar
  • Schreibtischstuhl, Chefsessel und ähnliches mit entsprechender ergonomischer Höhenregulation plus Fußstütze oder Fußablage
  • Ablageorte für Akten, Papiere, Steuerunterlagen
  • Telefon, Computer und Drucker

Sind gelegentlich oder häufiger Kunden zu erwarten, kann eine kleinere Besprechungsecke mit eingeplant werden. Auch Whiteboards, Flipcharts und Pinnwände sollten Sie mit einkalkulieren, wenn sie im Arbeitsalltag eine Rolle spielen.

Haben Sie wenig Platz oder eigentlich sogar gar keinen? Dann lesen Sie: „Arbeiten von zu Hause: 18 Tipps für ein Mini-Home-Office…“

Über rein praktische Erwägungen hinausgedacht

Rein praktisch betrachtet wäre das Arbeitszimmer damit eingerichtet. Aber finden Sie es dann auch gemütlich? Eine angenehme Atmosphäre ist schließlich auch hier wichtig! So denkt und arbeitet es sich doch viel leichter!

Deshalb sind weitere Sitzgelegenheiten oder leicht abgetrennte Bereiche für verschiedene Tätigkeiten eine gute Idee. Wenn Sie beruflich viel und konzentriert lesen oder nachschlagen, bietet sich eine erweiterte Leseecke mit gemütlichem Lesesessel, passender Funktionsbeleuchtung direkt neben dem Bücherregal mit den Nachschlagewerken an.

Wichtig: Eine waschechte Schlaf- oder Klappcouch kann problematisch sein, sollte es zu einer Überprüfung durch das Finanzamt kommen. Dann muss unter Umständen gut belegt sein, dass das gemütliche Sofa ausschließlich beruflich genutzt wird.

Sie arbeiten vor allem kreativ und brainstormen regelmäßig im Homeoffice? Dann brauchen Whiteboard oder Flipchart ausreichend Platz, um Ihre Denkprozesse zu begleiten. In kleineren Arbeitszimmern sind Klebezettel auf einem glatt gestrichenen Wandabschnitt eine gern genutzte Alternative dazu. So können sich Ihre Ideen unbegrenzt ausbreiten, ohne dass klassische Notizsysteme zu viel Platz im Arbeitszimmer einnehmen.

Funktionsbeleuchtung ist im Homeoffice ein wichtiger Punkt, der definitiv über die obligatorische Deckenleuchte hinausgehen sollte. Direkt am Schreibtisch wird in der Regel eine Schreibtischlampe genutzt. Sie sollte möglichst blendfrei leuchten. Tageslichtlampen ergänzen das Beleuchtungskonzept vor allem dann, wenn Sie häufig abends und nachts arbeiten oder im Zimmer insgesamt nur wenig Tageslicht ankommt.

Ist Deko erlaubt?

Zum Thema Deko gibt es eine klare Antwort: Jain. Dekorative Elemente, ebenso wie Pflanzen, Bilder und dergleichen sind unproblematisch, was die steuerlichen Aspekte angeht.

Für die passende Atmosphäre im heimischen Arbeitszimmer gilt natürlich: Inspiration erwünscht, Ablenkung verboten. Gern genutzt werden etwa „Moodboards“, auf denen Ziele und Wünsche visualisiert werden. Das können Bilder von schönen Stränden oder Sehenswürdigkeiten sein, die demnächst besucht werden sollen. Oder Kunstwerke, die die eigene Kreativität anregen.

Lebendige Pflanzen erfordern zwar etwas Pflege, tragen aber zu einer besseren Luftqualität und einem wohnlichen Ambiente bei. Das ist vor allem in kleineren Arbeitszimmern relevant, in denen viele Stunden lang sowohl PC als auch Drucker laufen, während Sie dort arbeiten. Mit rund 50 Prozent Luftfeuchtigkeit ist das Arbeiten in geschlossenen Räumen angenehm. Über mehrmaliges tägliches Stoßlüften und ein bis zwei Pflanzen pro neun Quadratmeter ist das relativ leicht zu erreichen. Ist die Luft dagegen zu trocken, sinkt die Konzentrationsfähigkeit und es kann leichter zu Atemwegserkrankungen und Infektionen kommen.

Tee- und Kaffeekocher sind unter Umständen praktisch, lassen das Büro aber schnell unaufgeräumt wirken. Eventuell findet sich eine Möglichkeit, die Geräte in einer Nische sichtgeschützt unterzubringen. 

Fazit

Auch wenn die Regelungen zur steuerlichen Absetzbarkeit die Ausgestaltung von Arbeitszimmern begrenzen, steht einer gemütlichen Einrichtung nichts im Wege. Neben der rein praktischen Funktion sollte es sogar genau darauf hinauslaufen, wenn Sie im Laufe Ihrer Woche viele Stunden dort verbringen.

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